A maioria desses documentos são do Instituto de Identificação e objetivo da digitalização é a transparência e a redução do impacto ambiental com arquivos em papel
A Secretaria de Estado da Segurança Pública (SSP), por meio da Assessoria de Planejamento (Asplan), fechou uma parceria com a Universidade Tiradentes (Unit) para digitalizar 4,5 milhões de documentos existentes em vários setores do órgão, sendo que a maioria se refere ao Instituto de Identificação. O projeto tem por objetivos a redução de papel e espaço, o investimento na educação e na profissionalização dos alunos, qualificando a mão de obra local, proporcionando, ainda mais, a melhoria na transparência do Estado, a redução do impacto ambiental com arquivos em papel, de modo a otimizar o trabalho do servidor e a velocidade no atendimento ao público. A portaria 05/2020 regulamenta a virtualização de documentos e processos no E-Doc e a pandemia da Covid-19 acelerou esse processo de digitalização.
A primeira etapa do projeto será a digitalização dos documentos e o desenvolvimento da inteligência artificial (software) que irá extrair e reescrever o documento, facilitando as buscas e criando um banco de dados. O sistema contará com uma interface dinâmica para facilitar o acesso dos servidores da SSP.
De acordo com Fábio Gomes, professor da Unit e líder do grupo de pesquisa do projeto que envolve a digitalização e sistemas aplicados à transformação digital, os alunos poderão colocar em prática o aprendizado teórico, e contarão com o acompanhamento da universidade. “É um estágio aplicado à pesquisa. A Unit vai acompanhar, treinando os alunos, qualificando-os e fazendo pesquisas, a fim de criar um sistema que atenda às necessidades da SSP, em todos os âmbitos. A ideia não é só a digitalização, mas de um sistema que dará suporte às buscas inteligentes e à extração das informações”, relatou o professor.
A princípio serão convocados, por uma seleção prévia, 34 alunos de cursos voltados às áreas da Tecnologia da Informação que, por meio de estágio no projeto, levarão a tecnologia para os processos corriqueiros da secretaria.
Inicialmente, serão atendidos o Instituto de Criminalística (IC), o Instituto Médico Legal (IML), o Instituto de Identificação, o Instituto de Análises e Pesquisas Forenses (IAPF), a Assessoria de Planejamento (Asplan) e o Departamento de Administração Financeira (DAF). Outros órgãos também já trabalharam em conjunto com o projeto, a exemplo do Serviços Gráficos de Sergipe (Segrase), Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) e Corpo de Bombeiros.
A major Denise Sousa, assessora da Asplan, responsável pela coordenação do projeto de gestão eletrônica de documentos, destacou que o sistema permitirá a consulta específica de situações envolvendo os servidores da SSP. “O sistema traz um diferencial que, depois da digitalização, faremos perguntas e dentro delas serão dadas respostas. Por exemplo, quero saber a idade e quantidade de profissionais afastados do serviço e o que motivou esse afastamento. Para nós é interessante sempre ter esse tipo de informação. Também podemos fazer o resgate de nosso passado”, enfatizou.
Ainda segundo a major Denise Sousa, a intenção da Secretaria da Segurança Pública é a de que o projeto possa ser aplicado em outras áreas da secretaria. “No futuro, à medida que o projeto for se desenvolvendo, outros órgãos e locais podem ser incorporados ao projeto. Estamos dando o pontapé inicial para implantar e, a partir, dessa implantação, ao finalizarmos os locais atendidos agora, iremos incorporar outros”, complementou.
Sistema de digitalização e busca
O professor Fábio Gomes detalhou que o projeto vai além da digitalização dos arquivos físicos, trazendo uma interface de acesso às informações, que permite a seleção de dados a serem pesquisados, com a apresentação completa do documento. “Depois da seleção dos alunos, etapa primordial, por ser um projeto muito grande, começamos a fazer o processo de digitalização, o desenvolvimento da inteligência artificial que extrai e reescreve o documento dentro do banco de dados para permitir buscas. Levamos o documento para o meio digital. Quando for feita a busca, a pesquisa é feita nesse texto extraído e traz o documento original. O processo envolve a digitalização e os processos técnicos de revisão do documento e de inteligência artificial, e desenvolvimento de interface de fácil acesso”, especificou.
Fonte e foto SSP