Desafio das reuniões on-line é prender a atenção mesmo sem estar ao lado do público

Um ano depois do começo da pandemia, muitos profissionais tiveram que se adaptar para trabalhar de casa. Segundo dados da Fundação Instituto de Administração (FIA), cerca de 46% das empresas precisaram adotar o home office para se manter. Até mesmo as reuniões, que eram realizadas nos escritórios, passaram a ser feitas no meio digital.

Porém, embora as videoconferências sejam ótimas aliadas da comunicação empresarial, elas devem ser muito bem pensadas para não gerar desgaste na equipe e até perda de tempo. Segundo o estudo realizado pela Microsoft e publicado no jornal Gazeta do Povo, os encontros exigem mais concentração dos participantes, pois é necessário traduzir as expressões não-verbais, entender de quem é a vez de falar, lidar com a luminosidade da tela e não ter tanto contato visual com as pessoas.

O levantamento concluiu ainda que reuniões digitais de duas horas não são tão produtivas quanto as presenciais. Então, apesar desse tempo poder ser usado de forma construtiva, no ambiente virtual o ideal é que as reuniões tenham no máximo trinta minutos. Caso seja necessário estender a conversa, vale a pena propor um intervalo aos participantes.

Embora seja um cenário desafiador, é possível realizar videoconferências interessantes e que chamem a atenção – principalmente se precisar passar uma informação importante para o time. A seguir, confira algumas dicas do que fazer para garantir isso!

Escolha bem o aplicativo que irá usar

O primeiro passo para pensar em uma videoconferência é determinar qual plataforma será usada. A maioria das ferramentas atuais é gratuita, porém as funcionalidades são diferentes.

Vale observar, por exemplo, se o aplicativo tem um campo para bate-papo. Assim, os participantes poderão trocar mensagens por escrito quando quiserem, o que é muito importante mesmo em reuniões em que o áudio predomina.

Outro recurso interessante é o de levantar a mão, ou seja, pedir a autorização para falar. Dessa forma, a pessoa interessada em dizer algo não precisa interromper quem está falando e depois poderá falar quando for o momento certo.

Convide todos a abrirem as câmeras

Apesar de algumas pessoas serem mais tímidas, é interessante convidar a todos para que abram as câmeras durante uma videoconferência. Isso ajuda a aproximar a equipe e motiva todos os participantes a prestarem atenção, já que estarão sendo vistos pelos outros.

Uma dica é indicar já no convite do encontro a possibilidade de abrir a câmera. Dessa forma, as pessoas poderão se preparar para esse momento. Dependendo da ferramenta utilizada, é possível alterar o fundo distorcendo-o. Então, quem quiser pode mostrar o rosto, mas não exatamente o cômodo da casa onde está.

Proponha atividades

Para que as pessoas fiquem engajadas, é importante que elas não se sintam meras ouvintes das videoconferências. Então, quando for possível, vale a pena abrir o espaço para perguntas ou sugestões, além de propor atividades.

Uma forma de deixar o encontro mais dinâmico é solicitar que os participantes anotem os três pontos que gostaram mais ou, ainda, realizar um quiz com o que foi discutido na reunião on-line. Por exemplo: caso o encontro tenha sido para discutir melhorias em um departamento, questione a equipe sobre o que deverá ser feito de imediato de acordo com o que foi apresentado.

Esse formato de trazer os participantes para o centro da conversa fará com que eles fiquem mais atentos. Além disso, poderá deixá-los ainda mais ativos e interessados nos próximos encontros, gerando menor desgaste durante a reunião virtual.

Leve informações interessantes

As videoconferências são muito importantes, porém, apenas se elas trouxerem algo novo. Se elas servirem para repetir informações que já foram passadas por e-mail ou que estão disponíveis em outros documentos, as pessoas podem se dispersar.

Afinal, a equipe precisa parar uma parte do dia para participar do encontro.  Então, é essencial que logo no começo os participantes percebam que vale a pena, sim, vencer os desafios da tela e focar naquela reunião.

Uma das estratégias é abrir o bate-papo já com uma pergunta ou curiosidade. Por exemplo: “sabe por que o time X está deixando de crescer X% por mês? Isso acontece porque ainda não usamos a ferramenta Y que iremos implementar a partir de agora”. Depois disso, você poderia mostrar as funcionalidades do novo recurso.

Lembre-se sempre de se colocar no lugar de quem recebe o convite para uma reunião digital. Os dois lados precisam estar alinhados: os participantes devem dedicar atenção para ouvir o que será falado e participar quando necessário. Já quem conduz o encontro precisa se mostrar interessante para gerar o engajamento esperado.