Todo bom empreendedor deve entender a necessidade de saber investir em ferramentas de acesso remoto para que ele aumente seu faturamento digitalizando seu negócio.

Em tempos de pandemia onde trabalhar em casa se tornou algo necessário e mesmo empresas que continuam com suas atividades de vendas externas, o comércio tem se tornado mais dinâmico e em constantes alterações.

Ter plataformas de gestão de documentos, é um bom caminho para começar, existem várias empresas que oferecem serviços de assinatura para usar tais plataformas.

Mas o nosso foco será mostrar duas plataformas gratuitas e de empresas confiáveis, o Google Drive e o Microsoft One Drive.

Quais as vantagens de digitalizar seu negócio

A primeira pergunta que vem a mente é, o que há de vantagens nisso? Estar com seu negócio digitalizado é estar em qualquer local e a qualquer momento.

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Pense na seguinte situação, um vendedor de sua equipe está com um um possível cliente em uma conversa informal e surge a oportunidade de fechar um novo negócio para a empresa. Ótimo tudo pronto pra assinar o contrato, menos pelo simples fato, não tem contrato algum ao seu alcance, ele está em uma cidade vizinha e o cliente não tem interesse em esperar.

E quando o vendedor volta no outro dia com o contrato pronto, o possível cliente pensou melhor e resolve aguardar mais um pouco, que pena mas o negócio não se concretiza, pois muitas vendas são feitas no calor da conversa.

Agora imagine que se em lugar de ter que voltar no outro dia, o vendedor saque seu celular do bolso, acesse a plataforma digital, abra o arquivo do contrato padrão, preencha os dados ali mesmo, e peça ao cliente apenas que imprima e assine ou melhor ainda, que ele assine o documento digitalmente. Pronto, venda realizada com sucesso.

Por mais que isso pareça difícil de acontecer, essa é uma situação recorrente em empresas que não estão preparadas de forma digital em um mercado cada vez mais dinâmico.

Assim, pense bem nessas vantagens de se digitalizar seu negócio:

• Documentos sempre disponíveis em qualquer local;
• Acesso as ultimas versões dos seus documentos;
• Custo baixo de manutenção ou até custo zero;
• Diminuição de uso de espaço físico;
• Dinamismo de comunicação;
• Equipes sempre integradas.

Google Drive

Para usar o serviços de armazenamento e acesso de documentos digitais, é necessário ter uma conta Google, e diferente do que se pensa, essa conta não precisar ser necessariamente um e-mail Gmail.

O serviço está disponível como aplicativo para smartphone, plataforma web e também como programa para computador, o que te dá total acesso aos seus documentos, independente de qual local você decida usar.

Praticidade e integração com o ecossistema Androide são as grandes vantagens desse serviço.

Nele você pode armazenar qualquer tipo de arquivo, e depois salvos no sistema, você pode fazer compartilhamento de links por e-mail ou por outros aplicativos, compartilhar cópias, definir acesso a pessoas de diferentes em níveis diferentes.

Assim, a equipe de vendas pode ter acesso apenas a alguns diretórios, enquanto a gerencia pode ter acesso total. O setor jurídico pode ter contato com documentos dos funcionários e contratos, mas não precisam de acesso ao financeiro e assim por diante.

Microsoft One Drive

Assim como os serviços do Google Drive, a plataforma da Microsoft, conta com as mesma vantagens e todos os benefícios da sua concorrente.

Mas um pouco diferente, no One Drive, toda a integração é com o ecossistema Microsoft, Pacote Office, Office 365, e toda a gama de produtos da marca. Considerando que os programas de edição de documentos e planilhas mais usados do mundo são da marca, isso é uma vantagem incrível.

E ainda, caso a empresa tenha qualquer assinatura dos pacotes office, seu armazenamento salta dos convencionais 15gb para 1tb de armazenamento.

Crie complexas distribuições de diretórios, insira comentários e referências nos documentos, para facilitar as buscas e tenha integração nativa com o Windows 10.

Conclusão

Seja um ou outro, os dois serviços oferecem grandes vantagens e sem precisar pagar nada por isso.

Em cada um deles existem planos pagos, que te dão maiores vantagens, como suporte avançado e espaços muito maiores. Mas as opções gratuitas são capazes de atender a maioria dos negócios.

Lembre-se que para transformar seus arquivos físicos para digitais, é preciso contratar uma empresa de digitação com as ferramentas necessárias para tal.

Integre suas equipes, melhore seu contato com seus clientes e assim aumente o faturamento digitalizando seu negócio.