No último ano o termo Home Office ganhou força e se tornou algo comum nas empresas. Mesmo sendo bem difundido ao redor do mundo, no Brasil, a prática não era tão utilizada. Desta forma, surge a pergunta, como a empresa pode ter uma equipe em Home Office de forma eficiente?

Como para muitos isso foi uma grande novidade, adequações aos padrões das empresas precisaram acontecer de forma muito rápida, causando problemas de comunicação e perda de eficiência em seus processos.

Apesar de hoje essa condição de trabalho já ter se tornado algo corriqueiro, ainda existem muitas questões que ficam pendentes dentro dos setores de trabalho de uma companhia, devido aos processos não terem sido totalmente adaptados e validados.

Assim, vamos trazer algumas boas ideias de como a empresa pode manter seus trabalhos de forma remota, mantendo a harmonia entre os vários departamentos da organização.

Gestão de projetos

A base para todas as atividades institucionais deve partir de uma boa gestão de projetos, definir metas e padrões de trabalho, além de delegar tarefas a todos os envolvidos da equipe. Criar métodos de execução das atividades que precisam ser seguidos por todos, de modo que estas atividades sempre serão feitas de maneira uniforme e podem ser mais facilmente medidas.

Tendo isso em mente, ter métricas muito bem definidas e padronizadas para que se possa mensurar as atividades de cada envolvido é tão importante quanto a própria atividade.

Dias para finalização, percentuais de conclusão de etapas, números de prospecções e assim por diante. Cada setor, precisa ter metas e elas precisam ser mensuradas de alguma forma, pois só assim é possível saber o quão eficiente o trabalho tem sido executado.

Comunicação não-simultânea

Aqui temos um ponto que pode ser melhor explorado dentro das empresas. Infinitas reuniões para resolver cada pequeno passo do processo, e o projeto como todo não sai do lugar.

Hoje várias ferramentas permitem que a comunicação seja feita de forma não-simultânea, um quadro eletrônico de atividades, aplicativos com dashboards em forma de organizador de processos, dentre outras formas, permitem a equipe ter a exata noção de onde cada etapa individual está no projeto e onde estas etapas vão se cruzar, trazendo o controle necessário para que nenhuma surpresa negativa possa ocorrer.

Desta maneira é possível evitar atrasos e complicações, pois a comunicação pode ser feita de forma remota, sem a necessidade de fazer uma reunião a cada evento novo, diminuindo o tempo perdido e aumento a produtividade da equipe.

Formato de reuniões pré-definidos

Já que falamos de reunião, elas podem ser diminuídas em tempo e quantidade, mas não extintas. Ter uma conversa direta com sua equipe ainda é a melhor forma de poder entender as dificuldades enfrentadas por cada um e tomar decisões coletivas mais assertivas.

Como dito no item anterior, reuniões sem fundamento para discutir pequenos passos, são no geral perda de tempo e redução do tempo produtivo da equipe. Assim, toda a reunião marcada deve ter uma pauta mínima bem estruturada, utilizando uma sequência racional de itens e que este ele possam ser discutidos de forma dinâmica.

Por todos estarem em ambientes separados, no geral em suas casas, o mediador deve explanar os pontos e abrir a fala para que cada integrante possa se manifestar.

Como a reunião tem formato já previamente definido, o tempo deve ser respeitado por cada um e arestas devem ser corrigidas na comunicação não-simultânea que foi citada anteriormente.

Processos simples e validados

Já temos um gestor que ditará as regras dos processos, já temos formas de comunicação mais efetivas e que ajudam a todos terem ciência de suas atividades e como o processo por completo está seguindo.

Mas nada disso irá surtir o efeito desejado se previamente não houve a criação de todos parâmetros dos processos que precisarão ser seguidos. Em uma equipe pequena, mudar a forma do trabalho ou pular etapas para alcançar um objetivo pode ser bem menos prejudicial ao projeto.

Entretanto, quando falamos em equipes maiores, onde cada pequeno processo interfere no resultado final, isso é perigoso e pode trazer resultados negativos a empresa.

Assim o correto é definir como cada processo deve ser executado e ainda que tenha um formato simples, facilitando a mudança de pessoas entre os diferentes processos, não causando transtornos ao andamento global do projeto.

Organização digital

Estamos falando de trabalhos remotos, e é certo que após todos os passos anteriores, precisaremos que a empresa esteja preparada para dar suporte aos envolvidos no projeto.

Hoje digitalização é algo obrigatório em todas as instituições. Ter todos os seus documentos digitalizados, ter acesso a esses arquivos de maneira simples e prática através de qualquer plataforma, seja ela PC, tablet ou celular.

Ter aplicações que sejam acessíveis de qualquer local através da internet, acabando com a centralização dos documentos em um espaço físico. Essa ação contribui e muito para a celeridade nos processos e a agilidade na tomada de decisões.

Essa organização para companhias que tem uma estrutura robusta é mais simples de ser atingida, mas para as que tem menor porte, é importante escolher uma instituição que trabalhe com esse tipo de atividade e que possa prestar consultoria no assunto, levando a digitalização para dentro dos processos para dentro da empresa.

Liberdade com responsabilidade

Grandes empresas adotam um regime de liberdade com responsabilidade e isso parece estar se tornando uma tendência. Nomes como Google e Microsoft já tem essa metodologia desde sempre. Distribuir projetos e cobrar as metas é algo que pode ser feito sem que necessariamente seja preciso cobrar horários ou presença.

Para o funcionário ter vantagens não quer dizer abandonar as suas obrigações, mas ter autonomia para escolher como ele quer seguir com sua parte do projeto. Devendo seguir as diretrizes pré-definidas pelo gestor.

Em contra partida a empresa tem o controle do processo de forma global, com prazos e metas que precisam ser atingidos, mas que não precisam seguir horários fixos para que sejam atingidos.

Além disso, a companhia pode se beneficiar do fato de o profissional trabalhar da forma que mais seja conveniente pra ele, aumentando sua produtividade e convertendo isso em melhores resultados.

Essas são algumas maneiras de como a empresa pode ter uma equipe em Home Office de forma eficiente, existem muitos outros pontos que podem ser abordados, como a documentação de informações, a cultura baseada em escrita, planos de engajamento da equipe.

Sendo que o mais importante é a boa correlação entre as partes, que tudo que deverá ser realizado precisa ser muito bem definido. E que existam condições satisfatórias de execução, pois assim a possibilidade de frustação de expectativas possa ser eliminado.

Leia mais artigos e ideias no nosso canal!

Esse post também pode ser lido no blog do Solução e Ideias.